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Oct03

La dématérialisation, on en parle ?

Dématérialisez vos documents et mettez-les à disposition de vos clients

La dématérialisation, on en parle ?

A l’heure où de plus en plus de services administratifs recommandent ou imposent de pratiquer la télédéclaration, la dématérialisation de documents et de factures devient un domaine majeur de la transformation numérique des entreprises. Engager une démarche de dématérialisation des documents et des factures est un projet à part entière qui doit être correctement analysé et dimensionné pour obtenir les bénéfices attendus.

Qui peut opter pour la dématérialisation ?

Les entreprises de toute taille. On pense souvent que seules les grandes entreprises et industries ont les moyens financiers d’engager des projets d’envergure. Mais ce n’est pas vrai. TPE et PME ont tout autant d’intérêt à initier une démarche de dématérialisation de leurs documents. Avant de prévoir les coûts d’investissement, il faut raisonner en termes d’amélioration des processus métier. Et même si la gestion des documents dans une entreprise est un service transversal, c’est-à-dire utilisé par l’ensemble des services de l’entreprise, on ne peut que réduire ses coûts en dématérialisant ses documents.

Pourquoi dématérialiser ?

La première des raisons, comme dit précédemment, est une raison économique. Le but d’une entreprise est, comme chacun le sait, d’avoir les coûts les plus faibles possibles afin que le bénéfice soit le plus important possible. On ne mesure pas toujours le coût du papier dans son entreprise et c’est pourtant un poste de dépense significatif. Faire parvenir une facture à un client sous-entend de se fournir en papier, d’imprimer le document (coût de l’encre et usure de l’imprimante), de le mettre sous pli, de l’affranchir et de le faire transporter par les services postaux. Ce sont autant d’étapes qui seront évitées si on dématérialise l’édition et la transmission de la facture.

La dématérialisation de documents induira, par extension, une accélération du processus métier : les documents sont édités simplement, le destinataire les reçoit plus rapidement, l’image de marque de l’entreprise s’en voit améliorée.

Avant de dématérialiser : se faire conseiller

Alors qu’une grande entreprise disposera des ressources en interne pour initier et réaliser son projet de dématérialisation de documents, c’est plus rarement le cas pour les TPE et PME. Il est souvent nécessaire d’organiser un ou plusieurs ateliers pour comprendre et formaliser besoins de l’entreprise afin que le résultat soit conforme aux attentes et que l’intégration du service de dématérialisation amène les processus métier à évoluer.

Les questions à se poser en amont :

  • Quels documents (critère de volume, d’échange)
  • A quel moment dans le processus Métier (cycle de vie du processus)
  • A quel endroit (disponibilité, sécurité)

Quel outil pour dématérialiser ? Un logiciel de GED

L’acronyme GED signifie Gestion Electronique de Documents. Les logiciels de GED sont utilisés pour cadrer le cycle de vie d’un document. Ce cycle de vie peut être résumé par l’enchaînement des étapes suivantes : acquisition de documents, traitement, stockage et diffusion. Le logiciel de GED permet également d’articuler ces étapes autour de workflow (ou flux de travail en français) qui ont pour effet de s’intégrer aux processus métier.

Illustration avec le logiciel de GED Sage Document Manager

Notre client, la société SMLB, utilisait le logiciel SAGE Gestion commerciale. Nous avons dans un premier temps réalisé, conformément à la demande de cette société, la mise en place du logiciel Sage CRM que nous avons couplé au logiciel de gestion commerciale. Cette première phase a permis de ne plus effectuer de double saisie d’informations et de mettre au point un workflow de gestion des demandes, des devis et des commandes dont les deux logiciels, Sage CRM et Sage Gestion commerciale sont acteurs.

Dans la seconde phase du projet, nous avons installé et paramétré un Espace Client Web que nous avons développé sur mesure. Le but de cet espace est de permettre aux clients de la société SMLB de suivre l’état d’avancement de leurs demandes, devis et commandes… et de télécharger les documents associés. Selon leur nature, ces documents pouvaient provenir du logiciel de CRM ou du logiciel de gestion commerciale.

La société SMLB a pour but de tendre vers le « 0 papier ». Nous avons donc, durant la troisième phase du projet, intégré Sage Document Manager au système d’information de l’entreprise. Cette intégration a permis de centraliser l’ensemble des documents de Sage Gestion commerciale (devis, factures, bons de livraison, etc…) et de Sage CRM. Sage Document Manager offre donc un accès rapide aux documents en interne ou en externe (clients de la société, partenaires extérieurs ou employés en déplacement), 24h par jour et 7 jours par semaine. Si la disponibilité est permanente, la sécurité est omniprésente dans Sage Document Manager qui offre également des fonctions de gestion de niveaux d’habilitation personnalisables.

Pour plus d’informations sur le projet réalisé pour la société SMLB cliquez ici.

Pour plus d’informations sur Sage Document Manager, contactez-nous.

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